O gerenciamento de Covenants aos olhos de quem vê, parece ser algo simples.
A verdade é que não há nada de simples no processo de identificação, mapeamento, cadastro e gerenciamento. O trabalho exige uma atenção especial, e muitas vezes a falta de ferramentas e processos pode ser o grande gargalo. Apesar da complexidade algumas ações simples podem ser a virada de chave que sua empresa precisa para melhorar o processo.
Depois de atendermos mais de 12 grandes empresas quero compartilhar 5 componentes essenciais que todo sistema interno de gerenciamento de clausulas contratuais deve ter.
1 – Esclareça o papel da equipe de gestão de Covenants
Por mais que para você o papel da equipe que gerencia os covenants possa estar claro, nem sempre é o caso.
Alguns clientes que conversei ainda mantém toda a execução das tarefas dentro da tesouraria. Já imaginou uma equipe de 3 pessoas tendo que enviar e-mail para a engenharia, para a contabilidade solicitando relatórios e o cumprimento das obrigações? Não parece ser nada prático não é?
O papel da equipe de gerenciamento é Gerenciar.
Quando falamos aqui de esclarecer o papel é na verdade ter isso bem definido dentro do departamento da Tesouraria ou Financeiro.
Mas além das fronteiras do seu departamento a empresa precisa saber quem são voces. O que vocês fazem. E o mais importante o porquê vocês fazem o que fazem.
Sem o engajamento da empresa, mesmo que você contrate o melhor sistema, tenha o melhor processo, você fatalmente vai falhar na gestão de Covenants.
2 – Mapeie o ciclo de vida dos Covenants
Um novo contrato foi assinado, o que você faz?
Bem provavelmente você ou sua equipe dão uma lida no contrato, e copiam as clausulas mais importantes—provável aquelas de vencimento antecipado e cross default. E as demais ficam para mais tarde, quando tiverem mais tempo. E o tempo nunca chega.
Bom ao menos a reputação com os investidores e o caixa da empresa está seguro.
Não é bem assim, existem mais cláusulas que precisam ser mapeadas.
Imagine uma mudança no quadro societário, quais as possíveis implicações disso para os diferentes tipos de contrato? Por essa razão a melhor forma de resolver esse problema é mapeando todas as clausulas que possuem algum tipo de Covenant. Eu sei que inicialmente isso dá bastante trabalho.
Mas pense que isso é feito somente uma vez, e geralmente esses contratos tem durações longas, 3-50 anos.
Após o mapeamento é importante, definir quem são os responsáveis, a data do vencimento da primeira tarefas e a periodicidade da cobrança.
Um sistema de gestão de Covenants pode ser a chave para facilitar esse processo. Até porque a ideia não é de 50 pessoas trabalhando no processo de gestão de Coventans. Alguns de nossos clientes tem no máximo 3 pessoas cuidando desse processo.
O foco é automatizar ao máximo tudo aquilo que é manual.
3 – Estabeleça estruturas de responsabilidade e governança para a supervisão dos e gerenciamento de covenants
As vezes parece que a Governança Corporativa passa longe dos Covenants.
Não é de hoje que vemos como algumas empresas sofrem para garantir o cumprimento de tarefas. As vezes porque os departamentos negligenciam suas atividades. Outras vezes porque os gestores não colaboram com o processo.
Seja qual for a razão, provavelmente o problema é de Comunicação.
Nesse quesito, muitos gerentes de tesouraria pensam que o sistema de gestão pouco tem a contribuir. E preciso dizer que os gestão não poderiam estar mais enganados. Ao escolher um sistema que seja simples de usar, exija o mínimo de iteração e trabalho dos departamentos, você ja ganhou os gerentes e colaboradores.
Ao demonstrar que você se preocupa com o tempo dos demais departamentos, você já abre espaço para ter o apoio deles.
No entanto, definir uma matriz de responsabilidades e comunicar isso claramente ajuda e muito no processo.
Não precisa ser nada muito elaborado, definir quem são as pessoas responsáveis por cumprir as tarefas naquele departamento e quem é o gestor que deve ser acionado em caso de problemas. Após isso definir como a comunicação será feita. Por fim a periodicidade das cobranças e das tarefas.
Pode parecer clichê mas “O combinado não sai caro” no Gerenciamento de Covenants.
4. Utilizar tecnologia para automatizar o monitoramento e alertar sobre não conformidades no Gerenciamento de Covenants
Estamos vivendo na era da Inteligência Artificial, mas ainda tem empresas que nem automatizaram seus processos manuais.
A gestão de Covenants nada mais é que um processo manual, que em partes pode ser delegado para um sistema automatiza ou até mesmo para a IA. Criação de tarefas, emails de cobrança e lembretes tudo isso um sistema pode fazer. Ter uma IA para fazer perguntas sobre contratos e receber insights é algo totalmente possível hoje.
Porém algumas coisas ainda não podem ser 100% delegadas, como por exemplo o mapeamento das cláusulas.
O mapeamento é na realidade um dos maiores gargalos, e que tomam a maior parte do tempo.
Encontrar um sistema que utilize a IA nesse processo é essencial, porém delegar a uma ferramenta que pode errar o processo completo, não é prudente. Já imaginou a IA esquecer de cadastrar uma clausula importante, e sua empresa ser penalizada? Você vai colocar a culpa na IA?
Portanto um sistema de gestão que automatize tudo o que é manual, e que forneça uma AI para ajudar nesse processo deve ser prioridade.
Se você quer saber mais como o IW Covenants usa a IA para ajudar nossos clientes a facilitar o dia a dia no Gerenciamento de Covenants é só entrar em contato por esse link: Fale Conosco
