É importante sermos honestos, ninguém se preocupa de verdade com o trabalho de gerenciamento de Covenants, até que um problema aconteça. É bem verdade que ninguém vê a dificuldade que o gerente de tesouraria e sua equipe tem em manter todos os departamentos alinhados para que as tarefas sejam cumpridas no prazo. Mas não é porque ninguém vê que o problema não existe.
As razões da dificuldade no gerenciamento de Covenants
Porque gerenciar covenants é tão simples e por essa razão se torna tão complexo? Existem 3 principais razões para isso.
- Ninguém lê contratos: Não podemos fechar os olhos para o fato de que ninguém vai ler contratos por livre e espontânea vontade. A falta de um departamento responsável que faça a análise dos contratos, o cadastro das atividades e que seja o guardião do processo, é uma receita pro fracasso. Se ninguém é responsável, no final nada será feito.
- Cumprimento de Covenants não está na descrição do cargo de ninguém: Eu sempre falo isso, quando converso com quem gerencia covenants nas empresas. Como o cumprimento não é uma tarefa definida, o colaborador precisa ser constantemente lembrado que isso é uma pendência. A necessidade de ter de lembrar todos os responsáveis é uma tarefa árdua e que muitas vezes não funciona corretamente.
- O remédio não pode ser pior que a doença: Conheci algumas empresas, que antes tinham processos de gerenciamento de covenants, tão complexos e com exigências absurdas. pode parecer que quanto mais controle mais resultados teremos, mas não é bem assim. O processo de gestão, cobrança e controle precisa ser simples, caso contrário os colaboradores não irão aderir.
- A gestão se preocupa em ter o melhor sistema, e o melhor processo e esquece da comunicação: É claro que um sistema de gestão pode ser a grande virada de chave. Ter um processo de gestão coeso e direto é fundamental. Porém se não houver uma comunicação bem definida, uma genuína preocupação em manter todos os responsáveis envolvidos, o processo vai pro ralo e o sistema se torna inútil.
3 Passos Para Resolver O Problema
3 passos simples podem te ajudar a mudar esse cenário:
- Passo 1 – Conscientização: A maioria dos colaboradores fora do departamento jurídico ou tesouraria nem sabem o que são Covenants. Dessa forma o primeiro passo é preparar um workshop, demonstre a importância que o cumprimento dos Covenants tem para a empresa. Fale sobre os riscos e os impactos que o descumprimento de uma cláusula pode causar para o negócio.
- Passo 2 – Comunicação: Sejamos honestos, cumprir covenants não é atividade primária de nenhum departamento, ou seja, não está na descrição da vaga do pessoal do meio ambiente por exemplo. Dessa forma é preciso entender que as pessoas esquecem, não é por mal, elas tem outras coisas para fazer. Por isso mantenha uma cobrança semanal por e-mail, ou quinzenal lembrando os envolvidos e responsáveis que existem tarefas para vencer.
- Passo 3 – Cumprir Tarefas precisa ser algo fácil: Se cumprir Covenants não é tarefa principal de nenhum colaborador, o processo precisa ser simples. Se você decidir que o cumprimento e a gestão será feita por e-mail — o que eu fortemente não recomendo — faça com que o processo seja simples para os colaboradores. Se possível utilize um sistema que automatize o processo.
Qual a melhor forma de implementar os 3 passos?
Comece pelo passo 1 e 2. Chances são que você já possui um processo, já possui uma forma de gerenciamento, agora só falta focar na comunicação e conscientização. Todos os clientes que ja ajudei tiveram essa preocupação em conscientizar e comunicar muito bem as obrigações.
Caso você ainda não tenha um sistema ou processo de gerenciamento, procure uma ferramenta que seja simples para o colaborador cumprir as obrigações. Se você implantar uma ferramenta complexa, de nada adianta ter a melhor comunicação, ou realizar os melhores workshops de conscientização. Com uma ferramenta complexa, os colaboradores não irão utilizar.
