Como aumentar a performance na gestão de covenants — três estratégias que fazem diferença imediata
Gerenciar covenants com eficiência não é só uma questão de ter o contrato em mãos e marcar os prazos no calendário. É um trabalho de classificação, organização e ferramentas certas — que, quando bem feito, transforma uma tarefa estressante e reativa em um processo proativo e confiável.
A boa notícia é que a performance na gestão de covenants pode ser melhorada significativamente com três ajustes relativamente simples na forma como sua equipe aborda os contratos. Veja a seguir o que funciona na prática.
Estratégia 1 — Identifique e classifique as cláusulas com obrigação direta
O primeiro erro de performance acontece logo na leitura do contrato: tentar monitorar tudo sem distinguir o que é uma obrigação ativa do que é uma cláusula declaratória ou informativa. Um contrato de financiamento com o BNDES pode ter 80, 100, 150 cláusulas — mas nem todas exigem ação periódica do time de tesouraria.
Cláusulas com obrigação direta são aquelas que geram uma tarefa recorrente ou eventual que precisa ser executada, registrada e, muitas vezes, evidenciada. Exemplos: entrega semestral de demonstrações financeiras, manutenção de índices de cobertura de dívida, reporte de mudanças relevantes na operação, pagamento de taxas administrativas. São essas que precisam entrar no sistema de controle, com prazo, responsável e alerta configurado.
Como fazer essa classificação na prática
A leitura sistemática do contrato deve responder a uma pergunta simples para cada cláusula: “essa cláusula exige que alguém da nossa empresa faça algo em uma data específica ou dentro de um prazo?” Se a resposta for sim, ela é uma obrigação ativa e precisa de tarefa cadastrada. Se a resposta for não, ela pode ser tratada de forma diferente — o que nos leva à segunda estratégia.
Estratégia 2 — Crie um controle separado para cláusulas de consulta periódica
Existem cláusulas que não geram obrigações recorrentes, mas que são relevantes para consulta eventual ou monitoramento de situações específicas. Mudança no quadro societário, alteração no objeto social da empresa, transferência de ativos relevantes, restrições ao endividamento adicional — são exemplos de cláusulas que não exigem ação mensal, mas que precisam ser verificadas quando determinadas situações acontecem.
A performance cai quando esses dois tipos de cláusulas são tratados da mesma forma. Se todas entram no mesmo fluxo de tarefas recorrentes, o time se afoga em atividades de baixa prioridade e perde o foco nas obrigações que realmente importam. Se nenhuma entra, a empresa fica exposta a descumprimentos silenciosos que só aparecem quando o credor questiona.
A solução: categorização inteligente
O ideal é manter as cláusulas de consulta cadastradas no sistema, com categoria e tags bem definidas, mas sem gerar tarefas automáticas recorrentes. Assim, quando um evento relevante acontece — como uma discussão sobre nova captação, uma mudança de controle acionário ou uma renegociação com o credor — o gestor consegue localizar rapidamente todas as cláusulas que podem ser impactadas e verificar as restrições antes de tomar a decisão.
Esse tipo de organização transforma o sistema de gestão de covenants em uma fonte de consulta estratégica, não apenas um controlador de prazos.
Estratégia 3 — Use uma ferramenta especialista, não generalista
Essa é a estratégia que mais impacta a performance no médio prazo — e também a mais frequentemente ignorada. Muitas empresas tentam gerenciar covenants com ferramentas que não foram desenvolvidas para isso: ERPs genéricos, planilhas de Excel, sistemas de gestão de projetos ou até e-mails com lembretes. O resultado é sempre o mesmo: adaptações improvisadas, processos frágeis e risco operacional alto.
Uma ferramenta especialista em covenants foi desenvolvida para resolver problemas específicos que ferramentas genéricas simplesmente não conseguem endereçar de forma eficiente.
O que uma ferramenta especialista faz que o Excel não faz
- Recria tarefas automaticamente de acordo com a periodicidade de cada obrigação — sem que ninguém precise lembrar de criar a próxima.
- Envia alertas automáticos por e-mail antes do vencimento de cada tarefa, inclusive para os gestores quando há atrasos.
- Registra quem executou cada atividade, quando, com quais evidências e comentários — criando rastreabilidade completa para auditorias.
- Permite delegar tarefas para departamentos inteiros, sem depender de uma única pessoa.
- Gera relatórios históricos por período, por departamento e por status, disponíveis para consulta a qualquer momento.
Nenhum ERP genérico ou planilha consegue fazer isso de forma confiável e escalável. E quando sua empresa gerencia contratos de centenas de milhões de reais com credores como o BNDES, a especialização da ferramenta não é um luxo — é uma necessidade.
Como o IW Covenants apoia cada uma dessas estratégias
O IW Covenants foi desenvolvido com essa lógica de classificação em mente. Na plataforma, você cadastra contratos e cláusulas com categorias personalizadas, distinguindo obrigações ativas de cláusulas de referência. O sistema de tarefas com recriação automática, alertas configuráveis e delegação por departamento resolve exatamente o desafio das obrigações recorrentes.
Para as cláusulas de consulta, o sistema de tags e filtros dinâmicos permite localizar qualquer cláusula em segundos, independentemente do volume de contratos. E como ferramenta especialista, o IW Covenants foi construído para o contexto específico de empresas brasileiras com contratos complexos de financiamento — não para gestão de projetos nem para controle de processos genéricos.
Quer ver o IW Covenants na prática? Fale com nosso time e agende uma demonstração gratuita — sem compromisso. Acesse: covenants.com.br/fale-conosco
Perguntas Frequentes
Como identificar quais cláusulas de um contrato geram obrigações ativas?
Leia cada cláusula e responda: ela exige que alguém da empresa execute algo em um prazo específico? Se sim, é uma obrigação ativa e precisa de tarefa cadastrada e monitorada. Se não, pode ser tratada como cláusula de consulta periódica.
Por que usar uma ferramenta especialista em covenants em vez de um ERP genérico?
ERPs genéricos não foram desenvolvidos para monitorar obrigações contratuais com recriação automática, alertas configuráveis por cláusula e rastreabilidade de execução para auditorias. Uma ferramenta especialista resolve esses desafios de forma nativa.
É possível controlar covenants financeiros e obrigações não financeiras no mesmo sistema?
Sim. O IW Covenants gerencia tanto covenants financeiros — com importação de DRE e cálculo automático de indicadores — quanto obrigações não financeiras como reportes, notificações e manutenção de garantias, tudo em uma única plataforma.
